Nejdřív oznámení, pak práce

Od 1. října 2025 přichází klíčová změna v tom, jak a kdy může cizinec v Česku nastoupit do práce.

Ještě než cizinec začne byť první minutu práce – školení, zaučování, „jen na hodinku pomoci“, cokoli – musí zaměstnavatel nahlásit jeho nástup na Úřad práce. Jde o změnu načasování: dříve mnoho firem posílalo oznámení v den nástupu; nově musí být podané ještě před začátkem práce. Pokud dorazí inspekce práce a oznámení nebude v evidenci, bude situace posuzována jako nelegální práce a zaměstnavateli hrozí pokuta až do výše 3 000 000 Kč.

Pravidlo je záměrně široké. Netýká se jen občanů třetích zemí na vízech. Pokrývá každého, kdo není českým občanem: občany EU/EHP a Švýcarska a jejich rodinné příslušníky, osoby s volným přístupem na trh práce (včetně osob s dočasnou ochranou) a držitele povolení k zaměstnání, zaměstnaneckých karet, modrých karet či povolení k vnitropodnikovému transferu. Zpráva je jednoduchá: nejste-li český občan, váš nástup musí být nahlášen ještě předtím, než začnete pracovat.

Co to prakticky znamená? Nástupní proces má nově jasný „mezník“. Nejprve váš HR tým (nebo agentura) podá digitální oznámení; teprve potom nastupujete. Pořád se to může odehrát ve stejný kalendářní den – není nutné odkládat datum nástupu – pokud je oznámení podáno dříve, než začnete jakoukoli práci. Pokud inspekce práce dorazí ve chvíli, kdy je podání „na seznamu úkolů“, tento argument už neobstojí: v okamžiku zahájení kontroly musí být každý cizinec na pracovišti už nahlášen.

V oficiální metodice existuje úzká „pojistka“: pokud firma zapomene nahlásit a doplní oznámení do pěti dnů a v té době neproběhne kontrola, pokuta se neuloží (i když se to v evidenci stále vede jako nelegální práce). Je to nouzová záplata, ne strategie – nespoléhejte na ni. Požádejte zaměstnavatele o jednověté potvrzení, že oznámení bylo před nástupem podáno. Tento e-mail nebo snímek obrazovky si uschovejte.

Co se týče způsobu podání, nic se nemění – mění se jen okamžik. Od července 2024 je proces plně digitální: zaměstnavatelé mohou použít webový formulář, poslat XML přes datovou schránku nebo data odeslat přes API ze svého HR systému. Po úspěšném podání obdrží oficiální elektronické potvrzení. Pokud se plány změní a do práce nenastoupíte, existuje možnost podané oznámení zrušit („stornovat“).

Ještě jedna nuance pro globálně mobilní týmy: tato pravidla dopadají i na některé vyslané pracovníky (například zaměstnance vyslané do Česka firmou ze země mimo EU). Výjimkou je vysílání v rámci EU zaměstnavatelem usazeným v jiném členském státě; tam vše běží podle stávajícího unijního režimu a lhůt. Pro většinu expatů najatých na české projekty či smlouvy však v každodenní praxi platí nové pravidlo „nahlásit před nástupem“.

Pokud brzy nastupujete do nové role, doporučený postup je prostý: nezačínejte s úkoly ani školením, dokud HR nepotvrdí, že Úřad práce byl informován. Pro zaměstnavatele a agentury je nejjednodušší přidat tento krok potvrzení do přednástupního procesu – zajistí soulad s pravidly a předejde nepříjemným překvapením. Pointa je jasná: nejdřív přijde oznámení, potom práce. Vždy.